淮安市国资采购交易服务平台进场交易项目档案管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为加强淮安市国资采购交易服务平台(以下简称“平台”)进场交易项目档案管理工作，规范档案管理行为，明确档案管理职责，保证交易档案完整、准确、有效，根据国家、省有关档案管理规定，结合国有企业采购实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于淮安市国资采购交易服务平台负责管理的进场交易项目档案资料，包括纸质档案、电子档案和音视频档案。
第三条 本办法所称的进场交易项目档案(以下简称“交易档案”)，是指平台交易活动过程中产生的文件、数据、图表、报告、通知书、交易信息、音视频等资料。交易档案不包括平台的文书档案、统计资料、会计资料等。
第四条 交易档案实行“一项目一档案”管理。交易档案保存时间不得少于十五年。
第五条 平台负责管理的交易档案范围：
（一）进入平台的各类项目，其纸质档案除由采购人或采购代理机构自行保管一份外，应交由平台保管一份的；
（二）进入平台交易产生的音视频档案。
第六条 平台档案管理主责岗位包括平台采购受理岗、平台采购管理岗、平台信息技术岗：
（一）采购受理纸质档案由采购受理岗负责管理；
（二）采购交易过程档案由采购管理岗负责管理；
（三）采购交易受理及过程电子档案、音视频档案由信息技术岗负责管理。
第七条 交易档案属于保密资料。采购受理岗、采购管理岗、信息技术岗以及接触档案的其他人员应对档案严加保密，不得对外公开或向他人泄露档案内容。
第二章 交易档案的管理
第一节 纸质档案的管理
第八条 纸质受理档案由采购受理岗归集后，移交至采购管理岗，采购管理岗核对无误后，办理移交手续，填写交接单并双方签字确认，与采购交易档案按项目进行归档管理。
第九条 平台根据采购人需求，若采用半电子化的，纸质交易档案由采购人或采购代理进行归集、列明目录，装订后移交给采购管理岗进行管理。未移交的，其责任由采购人和采购代理机构负责。采购管理岗负责收集、装订并存放到档案室进行单独管理。
第十条 纸质档案应进入档案室进行保存，并同时建立档案目录，注明项目编号、项目名称、时间等内容。纸质档案应装入档案盒，并按交易类别和交易时间顺序排列上架。
第十一条 采购管理岗不得具有以下行为：
（一）未经平台运营中心负责人审核、平台运营中心分管领导批准为他人查询、复制、拍摄档案；
（二）丢失、损坏、更改档案；
（三）向他人泄露档案内容。
第十二条 档案室应做好防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防阳光直射的“八防”工作。严禁在档案室吸烟、存放易燃易爆物品，确保交易档案安全、完整。采购管理岗应加强档案室安全检查，以及环境和设施检查，保证场所、环境和设施符合要求。
第十三条 档案室应安装电子监控设备，并保证正常运行。非因工作需要不得进入档案室。因工作需要进入的，应在平台档案管理陪同下方可进入。
第二节 电子档案的管理
第十四条 电子交易项目的档案归档形式为电子档案。电子档案通过平台电子档案管理系统(以下简称“档案系统”)进行归集。
第十五条 电子档案应从系统中自动获取并自动归集。电子档案归集完成后，档案系统应禁止对档案进行修改、增补、删除，以保证交易活动的真实性、原始性、可追溯性。
第十六条 信息技术岗应逐一检查交易项目电子档案归集的准确完整情况。对于遗漏项目、遗漏内容的，应会同相关技术人员从交易系统中重新传输获取。
第十七条 档案系统的权限管理。
（一）查阅权限。平台运营公司主要负责人、平台运营中心分管负责人、平台运营中心负责人、信息技术岗具有查阅档案系统的权限；
查阅人员使用账号登录，账号由信息技术岗统一分配，不得转借他人使用。工作变动时，使用人应及时将账号返还平台运营信息技术岗。
档案系统应禁止查阅人员对档案进行下载、复制。查阅人员不得对档案内容进行拍照、截图。
（二）下载权限。信息技术岗具有下载档案系统中电子档案的权限，其他人员均不得具有下载权限。电子档案管理员不得具有以下行为：
1、未经批准为他人查询档案或下载档案；
2、对档案进行复制、截图、拍照；
3、利用技术手段对电子档案进行修改、增补、删除；
4、向他人泄露档案内容。
第十八条 下载档案系统中电子档案应经平台运营中心负责人审核、平台运营中心分管领导批准。
第十九条 信息技术岗负责档案系统、存储设备及相关软硬件的运维管理、信息安全。应定期对系统及相关软硬件运行情况、档案准确完整情况、信息安全情况进行检查检测，保证系统安全有效运行。
第三节 音视频档案的管理
第二十条 进平台交易项目的开标、评标活动的录音录像档案归档形式为音视频档案。信息技术岗负责音视频档案的归集和管理工作。
第二十一条 开标、评标活动通过电子监控系统进行录音录像。录音录像备份到移动硬盘，经复核无误后，形成音视频档案。音视频档案应对开标、评标活动的全过程进行归档。
第二十二条 信息技术岗应建立健全音视频档案的备份、复核、抽查、管理工作机制，保证音视频档案完整、准确、有效；应加强电子监控、录音录像等设施设备的管理，保证设施设备正常运行。
第二十三条 审查监督岗应对音视频档案进行抽查，音视频档案应进入档案室电子文件柜保存。电子文件柜应做好防火、防盗、防磁、防潮等安全工作。
第二十四条 非平台人员申请音视频档案资料的拷贝，应经平台运营中心负责人审核，平台运营中心分管领导批准。
第三章 交易档案的查询
第二十五条 以下单位因工作需要，经批准可以查询交易档案：纪检监察部门、法院、检察院、公安部门、国资委、采购人。
上述单位申请查询交易档案，应提供加盖单位公章的介绍信或法律文书，以及经办人的身份证或执法证复印件（原件备查），并填写《查询申请表》（见附件1、2、3）。
上述单位因工作需要，可向平台申请档案系统临时账号，填写《档案系统临时账号申请表》（见附件4），经平台运营中心负责人审核，平台运营分管领导批准后，信息技术岗方可推送其申请查询的内容至临时账号，临时账号到期后由信息技术部收回。
第二十六条 交易档案查询的受理部门：
（一）申请查询平台纸质档案的，由采购管理岗负责受理。《纸质档案查询申请表》（见附件1）由平台运营中心负责人审核，平台运营中心分管领导批准；
（二）申请查询电子档案（除产权交易项目）的，由信息技术岗负责受理。《电子档案查询申请表》（见附件2）由平台运营中心负责人审核，平台运营中心分管领导领导批准；
（三）申请查询音视频档案的，由信息技术岗负责受理。《音视频档案查询申请表》（见附件3）由平台运营中心负责人审核，平台运营中心分管领导批准。
第二十七条 申请查看纸质档案的，应在采购管理岗办公室现场查看。纸质档案应严格控制借出。经批准借出的，采购管理岗应复印归档目录、记录页数，归还时应认真核对。借阅单位不得拆卷，不得在档案上圈点划线、增删涂改，不得复制或拍照。
第二十八条 经批准借出的纸质档案、下载的电子档案、拷贝的音视频档案，应由查询单位经办人签字领取，其他人员不得代为领取。
第二十九条 各岗位应做好交易档案查询的登记汇总工作，并保存好相关申请资料。
第三十条 查询单位应对查询内容保密，不得借阅给他人使用，不得向他人泄露查询内容。
第四章 附则
第三十一条 本办法由淮安市国资采购交易服务平台负责解释。
第三十二条 本办法自发布之日起执行。
附件： 详见下载表
1.纸质档案查询申请表
2.电子档案查询申请表
3.音视频档案查询申请表
4.档案系统临时账号申请表
5.交易档案查询申请表（内部查询）